Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Nextly AI wird von Simran Dhillon, handelnd unter Nextly AI, als Einzelunternehmen mit Sitz in Kuala Lumpur, Malaysia, betrieben. Wir sind der Verantwortliche („data user“ im Sinne des malaysischen Personal Data Protection Act 2010) für die in dieser Erklärung beschriebenen personenbezogenen Daten. Sie erreichen uns unter [email protected].

Diese Erklärung gilt nicht für Drittanbieter, die Sie mit der App verbinden, oder für Ihre Meeting-Apps. Diese verarbeiten Daten nach ihren eigenen Datenschutzerklärungen.

2. Was auf Ihrem Mac bleibt

Kurz gesagt: Ihre Meeting-Inhalte befinden sich auf Ihrem Mac, nicht auf unseren Servern.

Die App betreibt auf Ihrem Mac ein lokales Backend, das nur Verbindungen von Ihrem Mac selbst annimmt. Folgendes wird lokal in ~/Library/Application Support/Nextly AI und im macOS-Schlüsselbund gespeichert und nicht an unsere Server gesendet:

• Gespeicherte Meetings (siehe Abschnitt 3): Titel, Transkripte, KI-Antworten und zugehörige Details.
• Ihre Prompts, Notizen, Ihr Lebenslauf und Ihre Dateien, die Sie als Kontext hinzufügen, sowie der daraus erstellte lokale Suchindex.
• Einstellungen und Präferenzen sowie Ihr lokaler Anmeldestatus.
• API-Schlüssel für Drittanbieter, gespeichert im macOS-Schlüsselbund.
• Nextly-Camera-Video. Eye Contact und Beauty laufen auf Ihrem Mac. Kamerabilder und Gesichtsmerkmale werden nicht an uns gesendet.

Audio wird für die Transkription in kurzen Abschnitten verarbeitet und von der App nicht gespeichert. Meeting-Texte werden in der lokalen Datenbank verschlüsselt (siehe Sicherheit).

3. Meeting-Verlauf

Kurz gesagt: Meetings werden standardmäßig auf Ihrem Mac gespeichert. Wechseln Sie zu „Until I Save“ oder „Don’t Keep“ oder löschen Sie sie jederzeit.

Standardverhalten. Sofern Sie nichts ändern, ist Keep Meetings auf Forever gesetzt (angezeigt als aktivierte Option Memory unter Settings › General). Nach dem Ende eines Meetings speichert die App es automatisch in der lokalen Datenbank auf Ihrem Mac, wo es verbleibt, bis Sie es löschen.

Inhalt eines gespeicherten Meetings: Sitzungstitel, Modus, Start- und Endzeit; das Transkript mit dem Text jedes Redebeitrags, seiner Quelle und seinem Zeitpunkt im Meeting; die Ihnen angezeigten KI-Antworten mit dem verwendeten Modell und den herangezogenen Dateien; sowie der zur Erzeugung der Antworten verwendete Sitzungskontext. Es enthält kein Audio.

So ändern Sie dies (Settings › Storage › Keep Meetings):

• Forever: Meetings werden nach ihrem Ende automatisch gespeichert (Standard).
• Until I Save: Ein Meeting wird nur aufbewahrt, wenn Sie vor dessen Ende „Save This Session“ wählen; andernfalls wird es verworfen.
• Don’t Keep: Das gesamte Meeting wird sofort nach seinem Ende verworfen.

Sie können außerdem Do Not Save Meetings (Settings › General) aktivieren, um das Speichern vollständig zu unterbinden.

So löschen Sie die Daten:

• Löschen Sie ein einzelnes Meeting unter History;
• verwenden Sie Settings › Storage › Delete Local Data, um gespeicherte Sitzungen und den Avatar des angemeldeten Kontos auf diesem Mac zu entfernen;
• verwenden Sie Settings › Privacy › Delete All Local Data, um gespeicherte Sitzungen, hochgeladene Dateien und Suchindizes zu entfernen. API-Schlüssel der Anbieter bleiben erhalten, bis Sie sie unter Settings › Providers entfernen.

4. Informationen, die wir über Sie erheben

Wir verarbeiten eine begrenzte Menge an Informationen, um Anmeldung, Aktivierung und Support bereitzustellen:

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Status der E-Mail-Bestätigung und eine Kennung Ihrer Anmeldemethode (E-Mail, Google, GitHub, Apple oder Microsoft). Wenn Sie sich mit einem E-Mail-Passwort anmelden, wird dieses über HTTPS über unseren Lizenzdienst zur Überprüfung an WorkOS gesendet und nicht auf unseren Servern gespeichert.
• Lizenz- und Geräteinformationen: Tarif- und Lizenzstatus sowie eine Gerätebezeichnung für jeden aktivierten Mac („Nextly Mac“ gefolgt von einem kurzen Code). Um denselben Mac über Neuinstallationen hinweg wiederzuerkennen, leitet die App eine Gerätekennung ab, indem sie die Hardwarekennung Ihres Mac zusammen mit einem auf diesem Mac gespeicherten Zufallswert hasht. Die unveränderte Hardwarekennung wird nicht an uns gesendet.
• Kaufinformationen (nur falls kostenpflichtige Tarife eingeführt werden und Sie einen kaufen): Bestell- und Abonnementdetails von unserem Zahlungsdienstleister. Kartendaten werden vom Zahlungsdienstleister verarbeitet, nicht von uns.
• Problemberichte, die Sie senden: Ihr Kommentar, angehängte Bildschirmfotos oder Dateien und ein fester Satz an Diagnosedaten (App-Version und Build, macOS-Version, Mac-Architektur, Meeting-Modus, Berechtigungsstatus, einige Funktionsflags und Fehlercodes). Sie prüfen jeden Bericht vor dem Senden. Berichte enthalten nicht automatisch Meeting-Inhalte.
• Nachrichten, die Sie uns senden, und unsere Antworten.
• Technische Anfragedaten: Wenn die App unsere Dienste kontaktiert (zur Anmeldung, Lizenzprüfung, Suche nach Updates oder zum Senden eines Berichts) oder Sie unsere Website besuchen, erhält Cloudflare übliche Anfragedaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt und User-Agent.

Die App enthält keine Analyse-, Werbe- oder Absturzberichtssoftware Dritter, und wir erheben über sie keine Nutzungsanalysen.

5. An KI- und Sprachanbieter gesendete Daten

Kurz gesagt: Inhalte gehen nur an die von Ihnen gewählten Anbieter, direkt von Ihrem Mac.

Wir betreiben keine eigene Cloud-KI. Transkription und Antworten stammen von Drittanbietern, die Sie wählen. Wenn Sie einen davon nutzen,

• werden die für die Anfrage benötigten Audiodaten, Transkripttexte, Prompts, Notizen oder Dateiauszüge und, falls Sie eine Bildschirmfoto-Funktion nutzen, Bildschirmfotos direkt von Ihrem Mac an diesen Anbieter gesendet, unter Verwendung Ihres eigenen API-Schlüssels oder Kontos. Sie laufen nicht über unsere Server;
• sind diese Inhalte nicht anonymisiert und können Namen sowie alles im Meeting Gesagte enthalten;
• verarbeitet der Anbieter sie nach seinen eigenen Bedingungen und seiner Datenschutzerklärung, einschließlich seiner eigenen Einstellungen zu Speicherung und Training. Prüfen Sie diese, bevor Sie sensible Informationen senden.

Wenn Sie eine lokale Option nutzen, etwa die integrierte Spracherkennung von macOS, sofern verfügbar, oder ein lokales Modell über ein Tool wie Ollama, erfolgt die Verarbeitung auf Ihrem Mac nach Maßgabe dieses Tools. Die App liefert kein eigenes Sprachmodell mit. Links zu den Richtlinien gängiger Anbieter finden Sie in Abschnitt 8.

6. Wie wir Informationen verwenden

• um Ihr Konto zu erstellen und zu schützen, Sie anzumelden und Ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen;
• um die App auf Ihrem Mac zu aktivieren, Ihre Lizenz zu prüfen und Gerätelimits durchzusetzen;
• um App-Updates bereitzustellen;
• um Käufe abzuwickeln, falls kostenpflichtige Tarife eingeführt werden;
• um Supportanfragen zu beantworten und Problemberichte zu untersuchen;
• um Servicenachrichten zu senden, etwa Sicherheitshinweise und Änderungen unserer Bedingungen;
• um Missbrauch und Betrug zu verhindern und den Dienst sicher zu halten;
• um rechtliche Pflichten zu erfüllen und unsere Bedingungen durchzusetzen.

Marketing-E-Mails senden wir nur, soweit gesetzlich zulässig, und jede enthält eine Abmeldemöglichkeit.

7. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit die DSGVO, die UK-DSGVO oder vergleichbare Gesetze gelten, stützen wir uns auf:

• Vertrag: zur Bereitstellung des Kontos, der Lizenz und der von Ihnen gewünschten Funktionen;
• berechtigte Interessen: zur Sicherung des Dienstes, zur Missbrauchsverhinderung und zur Unterstützung der Nutzer, abgewogen gegen Ihre Rechte;
• Einwilligung: soweit wir darum bitten, etwa für optionales Marketing; Sie können sie jederzeit widerrufen;
• rechtliche Verpflichtung: soweit das Gesetz uns zur Aufbewahrung oder Offenlegung von Informationen verpflichtet.

Nach dem malaysischen PDPA verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die in Abschnitt 6 genannten Zwecke, die unmittelbar mit der Bereitstellung des Dienstes zusammenhängen.

8. Dienstleister und Dritte

Unsere Dienstleister (Auftragsverarbeiter). Wir geben Informationen an diese Anbieter nur weiter, soweit dies für den Betrieb des Dienstes erforderlich ist:

Von Ihnen gewählte Drittanbieter. Diese erhalten Inhalte, weil Sie sie ihnen aus der App senden. Sie sind unabhängig von uns, nicht unsere Auftragsverarbeiter, und es gelten ihre eigenen Richtlinien. Gängige Optionen sind:

Andere in der App aufgeführte Anbieter funktionieren auf dieselbe Weise. Prüfen Sie die Richtlinie jedes Anbieters, bevor Sie ihn verbinden.

Sonstige Offenlegungen. Wir können Informationen gegenüber Berufsberatern, gegenüber Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben, oder gegenüber einem Rechtsnachfolger offenlegen, falls Nextly AI auf eine Gesellschaft übertragen oder verkauft wird; in diesem Fall schützt diese Erklärung Ihre Informationen weiterhin.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung weiter.

9. macOS-Berechtigungen

Die App fordert bei macOS nur Berechtigungen für Funktionen an, die Sie nutzen. Sie können diese jederzeit unter Systemeinstellungen › Datenschutz & Sicherheit ändern; die betreffende Funktion funktioniert dann nicht mehr.

• Mikrofon und Bildschirmaufnahme / Systemaudio: zur Erfassung des Meeting-Audios.
• Spracherkennung: falls Sie die integrierte Transkription von macOS nutzen.
• Bedienungshilfen: für globale Tastenkürzel und „Zwischenablage tippen“.
• Kamera und die Systemerweiterung Nextly Camera: für die Nextly Camera.

10. Speicherdauer

Kurz gesagt: Kontodaten bewahren wir nur auf, solange Sie ein Konto haben, plus höchstens 30 Tage.

11. Sicherheit

• Verschlüsselter lokaler Verlauf. Meeting-Titel, Transkripte, Antworten, Sitzungskontext und Einstellungen werden in der lokalen Datenbank mit AES-256-GCM verschlüsselt. Der Schlüssel wird im macOS-Schlüsselbund gespeichert.
• Schlüssel im Schlüsselbund. API-Schlüssel der Anbieter werden im macOS-Schlüsselbund gespeichert, nicht in unverschlüsselten Dateien.
• Rein lokales Backend. Das Backend der App lauscht nur auf der Loopback-Adresse Ihres Mac (127.0.0.1) und ist aus dem Netzwerk nicht erreichbar.
• Verschlüsselte Verbindungen. Die App kontaktiert unseren Lizenzdienst oder Update-Feed nicht über unverschlüsseltes HTTP; der gesamte Datenverkehr dorthin verwendet HTTPS (TLS). Verbindungen zu Drittanbietern nutzen deren HTTPS-Endpunkte.
• Minimale Serverdaten. Wir speichern keine Meeting-Inhalte auf unseren Servern, und Gerätekennungen werden gehasht, bevor sie Ihren Mac verlassen.
• Geprüfte Berichte. Problemberichte enthalten eine feste Liste von Diagnosedaten, und Sie sehen den Bericht, bevor er gesendet wird.

Kein System ist vollkommen sicher. Schützen Sie Ihren Mac mit einem starken Anmeldepasswort und FileVault und halten Sie die App aktuell. Wenn wir von einer Verletzung des Schutzes Ihrer personenbezogenen Daten erfahren, benachrichtigen wir Sie und die zuständigen Behörden, wie gesetzlich vorgeschrieben. Um ein Sicherheitsproblem zu melden, schreiben Sie an [email protected], statt es öffentlich zu posten.

12. Ihre Rechte

Je nach Wohnort haben Sie möglicherweise das Recht,

• auf die personenbezogenen Daten, die wir über Sie speichern, zuzugreifen und eine Kopie zu erhalten;
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen;
• Ihr Konto und Ihre personenbezogenen Daten löschen zu lassen;
• Ihre Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten;
• bestimmten Verarbeitungen zu widersprechen oder sie einschränken zu lassen und Einwilligungen zu widerrufen;
• sich bei einer Datenschutzbehörde zu beschweren.

Diese Rechte ergeben sich unter anderem aus dem malaysischen Personal Data Protection Act 2010, der DSGVO und der UK-DSGVO sowie dem kalifornischen CCPA/CPRA. Einwohner Kaliforniens können zudem dem Verkauf oder der Weitergabe personenbezogener Daten widersprechen; wir verkaufen oder teilen sie nicht im Sinne dieser Gesetze. Wir behandeln Sie nicht anders, weil Sie Ihre Rechte ausüben.

So stellen Sie einen Antrag:

1. Schreiben Sie von der E-Mail-Adresse Ihres Kontos an [email protected] und geben Sie an, was Sie wünschen (zum Beispiel „Auskunft“, „Berichtigung“ oder „Löschung“).
2. Wir bestätigen Ihren Antrag innerhalb von 7 Tagen. Wenn wir nicht bestätigen können, dass er von Ihnen stammt, können wir Sie bitten, Ihre Identität nachzuweisen.
3. Wir erledigen Ihren Antrag innerhalb von 21 Tagen nach der Überprüfung oder teilen Ihnen innerhalb dieser Frist mit, ob und warum wir mehr Zeit benötigen (bis zu der gesetzlich zulässigen Frist).
4. Können wir einem Antrag nicht nachkommen, erklären wir Ihnen die Gründe. Sie können sich dann bei Ihrer Datenschutzbehörde beschweren, etwa beim malaysischen Personal Data Protection Commissioner oder bei Ihrer zuständigen Aufsichtsbehörde in der EU oder im Vereinigten Königreich.

Ausschließlich auf Ihrem Mac gespeicherte Daten stehen unter Ihrer Kontrolle; Sie können sie direkt in der App einsehen und löschen.

13. Löschung Ihres Kontos und Ihrer Daten

Kurz gesagt: Schreiben Sie an [email protected], um Ihr Konto zu löschen (Erledigung innerhalb von 30 Tagen), und entfernen Sie den lokalen Ordner, um Ihren Mac zu bereinigen.

So löschen Sie Ihr Konto:

1. Schreiben Sie von der E-Mail-Adresse Ihres Kontos an [email protected] mit dem Betreff „Delete my account“.
2. Innerhalb von 30 Tagen löschen wir Ihren Kontodatensatz, Ihren WorkOS-Benutzer und Ihren Kundendatensatz bei Dodo Payments und bestätigen dies per E-Mail. Daten, die wir gesetzlich aufbewahren müssen, etwa Kaufdatensätze, falls Sie einen kostenpflichtigen Tarif gekauft haben, werden nur so lange wie erforderlich aufbewahrt.

So löschen Sie Daten auf Ihrem Mac (dies können wir nicht für Sie tun):

1. Optional: Öffnen Sie in der App Settings › Providers und entfernen Sie Ihre API-Schlüssel.
2. Beenden Sie Nextly AI vollständig.
3. Wählen Sie im Finder Gehe zu › Gehe zum Ordner, geben Sie ~/Library/Application Support/Nextly AI ein und legen Sie diesen Ordner in den Papierkorb.
4. Um verbleibende Schlüsselbundeinträge zu entfernen, öffnen Sie die Schlüsselbundverwaltung, suchen Sie nach nextly.ai und löschen Sie die Einträge.
5. Ziehen Sie Nextly AI aus dem Ordner „Programme“ in den Papierkorb, bestätigen Sie das Entfernen der Nextly-Camera-Erweiterung, falls macOS danach fragt, und leeren Sie dann den Papierkorb.

Das Löschen lokaler Daten löscht nicht Ihr Konto, und das Löschen Ihres Kontos entfernt keine Daten von Ihrem Mac; tun Sie daher beides, wenn alles entfernt werden soll. Inhalte, die Sie an Drittanbieter gesendet haben, müssen bei diesen Anbietern gelöscht werden.

14. Internationale Übermittlungen

Wir haben unseren Sitz in Malaysia. Unsere Dienstleister und die von Ihnen gewählten Drittanbieter können Informationen in anderen Ländern verarbeiten, einschließlich der Vereinigten Staaten, deren Datenschutzgesetze von Ihren abweichen können. Soweit gesetzlich erforderlich, stützen wir von uns vorgenommene Übermittlungen auf geeignete Garantien, etwa die Standardvertragsklauseln der Anbieter oder andere rechtmäßige Übermittlungsmechanismen.

15. Cookies und Analyse

Unsere Website verwendet keine Cookies, Analysedienste oder Tracking-Pixel und speichert nichts in Ihrem Browser. Cloudflare verarbeitet technische Daten wie IP-Adressen, um die Website auszuliefern und zu schützen. Die App verwendet keine Cookies oder Analysedienste. Da wir Sie nicht verfolgen, behandeln wir alle Besucher gleich, unabhängig davon, ob ihr Browser ein „Do Not Track“- oder „Global Privacy Control“-Signal sendet.

16. Kinder

Der Dienst richtet sich an Erwachsene ab 18 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 18 Jahren. Wenn Sie glauben, dass uns eine Person unter 18 Jahren personenbezogene Daten übermittelt hat, schreiben Sie an [email protected], und wir löschen sie.

17. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung aktualisieren, wenn sich der Dienst ändert. Wir aktualisieren das Datum „Zuletzt aktualisiert“ und informieren bei wesentlichen Änderungen vor deren Inkrafttreten auf der Website, in der App oder per E-Mail. Wir verwenden personenbezogene Daten nicht auf wesentlich andere Weise, ohne Sie vorher zu informieren und, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung einzuholen.

18. Kontakt

Simran Dhillon, handelnd unter Nextly AI
Kuala Lumpur, Malaysia
Datenschutzanfragen: [email protected]
Allgemeiner Support: [email protected]
Website: nextly-ai.app

Falls wir gesetzlich verpflichtet sind, einen Vertreter in der EU oder im Vereinigten Königreich zu benennen, veröffentlichen wir dessen Angaben hier.