Privacybeleid

1. Wie wij zijn

Nextly AI wordt geëxploiteerd door Simran Dhillon, handelend onder de naam Nextly AI, een eenmanszaak gevestigd in Kuala Lumpur, Maleisië. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke (‘data user’ in de zin van de Maleisische Personal Data Protection Act 2010) voor de in dit beleid beschreven persoonsgegevens. U kunt ons bereiken via [email protected].

Dit beleid is niet van toepassing op Externe aanbieders die u aan de App koppelt, of op uw vergaderapps. Zij verwerken gegevens onder hun eigen privacybeleid.

2. Wat op uw Mac blijft

In het kort: de inhoud van uw vergaderingen staat op uw Mac, niet op onze servers.

De App draait op uw Mac een lokale backend die alleen verbindingen van uw eigen Mac accepteert. Het volgende wordt lokaal opgeslagen, in ~/Library/Application Support/Nextly AI en de macOS-sleutelhanger, en wordt niet naar onze servers verzonden:

• Opgeslagen vergaderingen (zie artikel 3): titels, transcripties, AI-antwoorden en bijbehorende gegevens.
• Uw prompts, notities, cv en bestanden die u als context toevoegt, plus de lokale zoekindex die daarvan wordt opgebouwd.
• Instellingen en voorkeuren, en de lokale aanmeldstatus van uw Account.
• API-sleutels voor Externe aanbieders, opgeslagen in de macOS-sleutelhanger.
• Video van Nextly Camera. Eye Contact en Beauty draaien op uw Mac. Cameraframes en gezichtskenmerken worden niet naar ons verzonden.

Audio wordt in korte segmenten verwerkt voor transcriptie en wordt niet door de App opgeslagen. Vergadertekst wordt versleuteld in de lokale database (zie Beveiliging).

3. Vergadergeschiedenis

In het kort: vergaderingen worden standaard op uw Mac opgeslagen. Schakel over naar Until I Save of Don’t Keep, of verwijder ze op elk moment.

Standaardgedrag. Tenzij u dit wijzigt, staat Keep Meetings ingesteld op Forever (weergegeven als Memory ingeschakeld in Settings › General). Wanneer een vergadering eindigt, slaat de App deze automatisch op in de lokale database op uw Mac, waar deze blijft totdat u haar verwijdert.

Wat een opgeslagen vergadering bevat: de titel, modus, begin- en eindtijd van de sessie; de transcriptie, met de tekst van elke beurt, de bron en het tijdstip ervan binnen de vergadering; de AI-antwoorden die u zijn getoond, met het gebruikte model en welke van uw bestanden zijn geraadpleegd; en de sessiecontext die is gebruikt om antwoorden te genereren. Zij bevat geen audio.

Hoe u dit wijzigt (Settings › Storage › Keep Meetings):

• Forever: vergaderingen worden na afloop automatisch opgeslagen (standaard).
• Until I Save: een vergadering wordt alleen bewaard als u Save This Session kiest voordat deze eindigt; anders wordt zij verwijderd.
• Don’t Keep: de volledige vergadering wordt verwijderd zodra deze eindigt.

U kunt ook Do Not Save Meetings (Settings › General) inschakelen om opslaan volledig te blokkeren.

Hoe u dit wist:

• verwijder een afzonderlijke vergadering via History;
• gebruik Settings › Storage › Delete Local Data om opgeslagen sessies en de avatar van het aangemelde Account op deze Mac te verwijderen;
• gebruik Settings › Privacy › Delete All Local Data om opgeslagen sessies, geüploade bestanden en zoekindexen te verwijderen. API-sleutels van aanbieders blijven bewaard totdat u ze verwijdert via Settings › Providers.

4. Informatie die wij over u verzamelen

Wij verwerken een beperkte hoeveelheid informatie om aanmelding, activering en ondersteuning te bieden:

• Accountgegevens: e-mailadres, voor- en achternaam, verificatiestatus van het e-mailadres en een ID van uw aanmeldmethode (e-mail, Google, GitHub, Apple of Microsoft). Als u zich aanmeldt met een e-mailwachtwoord, wordt dit via HTTPS door onze licentieservice naar WorkOS gestuurd ter verificatie en niet op onze servers opgeslagen.
• Licentie- en apparaatgegevens: abonnement en licentiestatus, en een apparaatlabel voor elke Mac die u activeert (‘Nextly Mac’ gevolgd door een korte code). Om dezelfde Mac na herinstallaties te herkennen, leidt de App een apparaat-ID af door de hardware-ID van uw Mac te hashen met een willekeurige waarde die op die Mac wordt bewaard. De oorspronkelijke hardware-ID wordt niet naar ons verzonden.
• Aankoopgegevens (alleen als Betaalde abonnementen worden gelanceerd en u er een koopt): bestel- en abonnementsgegevens van onze betalingsverwerker. Kaartgegevens worden door de verwerker behandeld, niet door ons.
• Probleemmeldingen die u besluit te verzenden: uw opmerking, eventuele bijgevoegde schermafbeeldingen of bestanden, en een vaste set diagnostische gegevens (versie en build van de App, macOS-versie, Mac-architectuur, vergadermodus, status van machtigingen, enkele functievlaggen en foutcodes). U controleert elke melding voordat deze wordt verzonden. Meldingen bevatten niet automatisch vergaderinhoud.
• Berichten die u ons stuurt en onze antwoorden.
• Technische verzoekgegevens: wanneer de App contact opneemt met onze diensten (om u aan te melden, uw licentie te controleren, op updates te controleren of een melding te verzenden), of wanneer u onze website bezoekt, ontvangt Cloudflare standaard verzoekgegevens zoals IP-adres, tijdstip en user-agent.

De App bevat geen analyse-, advertentie- of crashrapportagesoftware van derden, en wij verzamelen geen gebruiksanalyses via de App.

5. Gegevens die naar AI- en spraakaanbieders worden verzonden

In het kort: content gaat alleen naar de aanbieders die u kiest, rechtstreeks vanaf uw Mac.

Wij exploiteren geen eigen cloud-AI. Transcriptie en antwoorden komen van de Externe aanbieders die u kiest. Wanneer u er een gebruikt:

• worden de audio, transcriptietekst, prompts, notities of bestandsfragmenten en, als u een schermafbeeldingsfunctie gebruikt, de schermafbeeldingen die voor het verzoek nodig zijn rechtstreeks vanaf uw Mac naar die aanbieder verzonden, met uw eigen API-sleutel of account. Zij gaan niet via onze servers;
• is deze content niet geanonimiseerd en kan deze namen en alles wat in de vergadering is gezegd bevatten;
• verwerkt de aanbieder deze onder diens eigen voorwaarden en privacybeleid, inclusief diens eigen instellingen voor bewaring en training. Lees deze voordat u gevoelige informatie verzendt.

Als u een lokale optie gebruikt, zoals de ingebouwde spraakherkenning van macOS waar beschikbaar, of een lokaal model via een tool als Ollama, vindt de verwerking op uw Mac plaats zoals bepaald door die tool. De App levert geen eigen spraakmodel mee. Links naar het beleid van veelgebruikte aanbieders staan in artikel 8.

6. Hoe wij informatie gebruiken

• om uw Account aan te maken en te beveiligen, u aan te melden en uw e-mailadres te verifiëren;
• om de App op uw Mac te activeren, uw licentie te controleren en apparaatlimieten te handhaven;
• om updates van de App te leveren;
• om aankopen te verwerken, als Betaalde abonnementen worden gelanceerd;
• om ondersteuningsverzoeken te beantwoorden en probleemmeldingen te onderzoeken;
• om serviceberichten te verzenden, zoals beveiligingsmeldingen en wijzigingen in onze voorwaarden;
• om misbruik en fraude te voorkomen en de Dienst veilig te houden;
• om aan wettelijke verplichtingen te voldoen en onze Voorwaarden te handhaven.

Wij verzenden marketing-e-mails alleen waar de wet dit toestaat, en elke e-mail bevat een mogelijkheid om u af te melden.

7. Rechtsgronden voor verwerking

Waar de AVG, de Britse AVG of vergelijkbare wetgeving van toepassing is, baseren wij ons op:

• overeenkomst: om het Account, de licentie en de functies te leveren waarom u vraagt;
• gerechtvaardigd belang: om de Dienst te beveiligen, misbruik te voorkomen en gebruikers te ondersteunen, afgewogen tegen uw rechten;
• toestemming: waar wij daarom vragen, bijvoorbeeld voor optionele marketing; u kunt deze op elk moment intrekken;
• wettelijke verplichting: waar de wet ons verplicht informatie te bewaren of te verstrekken.

Op grond van de Maleisische PDPA verwerken wij uw persoonsgegevens voor de doeleinden in artikel 6, die rechtstreeks verband houden met het leveren van de Dienst.

8. Dienstverleners en derden

Onze dienstverleners (verwerkers). Wij delen informatie met deze aanbieders alleen voor zover nodig om de Dienst te laten functioneren:

Externe aanbieders die u kiest. Deze ontvangen content omdat u die vanuit de App naar hen verzendt. Zij zijn onafhankelijk van ons, zijn niet onze verwerkers, en hun eigen beleid is van toepassing. Veelgebruikte opties zijn onder meer:

Andere aanbieders die in de App worden vermeld, werken op dezelfde manier. Raadpleeg het beleid van elke aanbieder voordat u deze koppelt.

Overige verstrekkingen. Wij kunnen informatie verstrekken aan professionele adviseurs, aan autoriteiten waar de wet dit vereist, of aan een rechtsopvolger als Nextly AI wordt overgedragen aan een vennootschap of wordt verkocht, in welk geval dit beleid uw informatie blijft beschermen.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen deze niet voor contextoverschrijdende gedragsgerichte advertenties.

9. macOS-machtigingen

De App vraagt macOS alleen om machtigingen voor functies die u gebruikt. U kunt deze op elk moment wijzigen via Systeeminstellingen › Privacy en beveiliging; de betreffende functie werkt dan niet meer.

• Microfoon en Schermopname / systeemaudio: om vergaderaudio vast te leggen.
• Spraakherkenning: als u de ingebouwde transcriptie van macOS gebruikt.
• Toegankelijkheid: voor globale sneltoetsen en Clipboard To Type.
• Camera en de systeemextensie Nextly Camera: voor Nextly Camera.

10. Bewaring van gegevens

In het kort: wij bewaren accountgegevens alleen zolang u een Account hebt, plus maximaal 30 dagen.

11. Beveiliging

• Versleutelde lokale geschiedenis. Vergadertitels, transcripties, antwoorden, sessiecontext en instellingen worden in de lokale database versleuteld met AES-256-GCM. De versleutelingssleutel wordt opgeslagen in de macOS-sleutelhanger.
• Sleutels in de sleutelhanger. API-sleutels van aanbieders worden opgeslagen in de macOS-sleutelhanger, niet in onversleutelde bestanden.
• Uitsluitend lokale backend. De backend van de App luistert alleen op het loopbackadres van uw Mac (127.0.0.1) en is niet bereikbaar via het netwerk.
• Versleutelde verbindingen. De App weigert via onversleuteld HTTP contact op te nemen met onze licentieservice of updatefeed; al het verkeer daarnaartoe verloopt via HTTPS (TLS). Verbindingen met Externe aanbieders maken gebruik van hun HTTPS-eindpunten.
• Minimale servergegevens. Wij slaan geen vergaderinhoud op onze servers op, en apparaat-ID’s worden gehasht voordat ze uw Mac verlaten.
• Gecontroleerde meldingen. Probleemmeldingen bevatten een vaste lijst diagnostische gegevens, en u ziet de melding voordat deze wordt verzonden.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Beveilig uw Mac met een sterk aanmeldwachtwoord en FileVault, en houd de App up-to-date. Als wij kennis krijgen van een inbreuk die uw persoonsgegevens treft, stellen wij u en de bevoegde autoriteiten daarvan op de hoogte zoals de wet vereist. Meld een beveiligingsprobleem per e-mail aan [email protected] in plaats van het openbaar te maken.

12. Uw rechten

Afhankelijk van waar u woont, kunt u het recht hebben om:

• de persoonsgegevens die wij over u bewaren in te zien en een kopie te ontvangen;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• uw Account en persoonsgegevens te laten verwijderen;
• uw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen of deze te laten beperken, en toestemming in te trekken;
• een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit.

Deze rechten vloeien voort uit wetgeving zoals de Maleisische Personal Data Protection Act 2010, de AVG en de Britse AVG, en de CCPA/CPRA van Californië. Inwoners van Californië kunnen zich ook afmelden voor de verkoop of het delen van persoonsgegevens; wij verkopen of delen deze niet in de zin van die wetgeving. Wij zullen u niet anders behandelen omdat u uw rechten uitoefent.

Hoe u een verzoek indient:

1. Stuur een e-mail naar [email protected] vanaf het e-mailadres van uw Account en vermeld wat u wenst (bijvoorbeeld ‘inzage’, ‘correctie’ of ‘verwijdering’).
2. Wij bevestigen de ontvangst van uw verzoek binnen 7 dagen. Als wij niet kunnen bevestigen dat het verzoek van u afkomstig is, kunnen wij u vragen uw identiteit te verifiëren.
3. Wij handelen uw verzoek af binnen 21 dagen na verificatie, of laten u binnen die termijn weten als wij meer tijd nodig hebben (tot de wettelijk toegestane termijn) en waarom.
4. Als wij een verzoek niet kunnen inwilligen, leggen wij uit waarom. U kunt dan een klacht indienen bij uw gegevensbeschermingsautoriteit, zoals de Maleisische Personal Data Protection Commissioner of uw lokale toezichthoudende autoriteit in de EU of het VK.

Gegevens die alleen op uw Mac zijn opgeslagen, staan onder uw controle; u kunt ze rechtstreeks in de App bekijken en verwijderen.

13. Uw Account en gegevens verwijderen

In het kort: stuur een e-mail naar [email protected] om uw Account te verwijderen (afgerond binnen 30 dagen), en verwijder de lokale map om uw Mac op te schonen.

Om uw Account te verwijderen:

1. Stuur vanaf het e-mailadres van uw Account een e-mail naar [email protected] met als onderwerp ‘Delete my account’.
2. Binnen 30 dagen verwijderen wij uw Accountrecord, uw WorkOS-gebruiker en uw klantrecord bij Dodo Payments, en sturen wij u een bevestiging per e-mail. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals aankoopgegevens als u een Betaald abonnement hebt gekocht, worden alleen bewaard zolang dat vereist is.

Om gegevens op uw Mac te verwijderen (dit kunnen wij niet voor u doen):

1. Optioneel: ga in de App naar Settings › Providers en verwijder uw API-sleutels.
2. Sluit Nextly AI volledig af.
3. Kies in de Finder Ga › Ga naar map, voer ~/Library/Application Support/Nextly AI in en verplaats die map naar de prullenmand.
4. Om resterende sleutelhangeritems te verwijderen, opent u Sleutelhangertoegang, zoekt u naar nextly.ai en verwijdert u de items.
5. Sleep Nextly AI van Apps naar de prullenmand, keur het verwijderen van de Nextly Camera-extensie goed als macOS daarom vraagt, en leeg vervolgens de prullenmand.

Het verwijderen van lokale gegevens verwijdert uw Account niet, en het verwijderen van uw Account verwijdert geen gegevens van uw Mac; doe dus beide als u alles wilt wissen. Content die u naar Externe aanbieders hebt verzonden, moet bij die aanbieders worden verwijderd.

14. Internationale doorgiften

Wij zijn gevestigd in Maleisië. Onze dienstverleners en de Externe aanbieders die u kiest, kunnen informatie verwerken in andere landen, waaronder de Verenigde Staten, waar de wetgeving inzake gegevensbescherming kan verschillen van die in uw land. Waar de wet dit vereist, maken wij voor de doorgiften die wij verrichten gebruik van passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de aanbieders of andere rechtmatige doorgiftemechanismen.

15. Cookies en analyse

Onze website gebruikt geen cookies, analysetools of trackingpixels en slaat niets op in uw browser. Cloudflare verwerkt technische gegevens, zoals IP-adressen, om de site te leveren en te beschermen. De App gebruikt geen cookies of analysetools. Omdat wij u niet volgen, behandelen wij alle bezoekers op dezelfde manier, ongeacht of hun browser een Do Not Track- of Global Privacy Control-signaal verzendt.

16. Kinderen

De Dienst is bedoeld voor volwassenen van 18 jaar of ouder. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar. Als u denkt dat iemand jonger dan 18 jaar ons persoonsgegevens heeft verstrekt, stuur dan een e-mail naar [email protected] en wij zullen deze verwijderen.

17. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit beleid bijwerken naarmate de Dienst verandert. Wij passen de datum ‘Laatst bijgewerkt’ aan en geven bij wezenlijke wijzigingen kennis op de website, in de App of per e-mail voordat de wijziging van kracht wordt. Wij zullen persoonsgegevens niet op een wezenlijk andere manier gebruiken zonder u dat eerst te laten weten en, waar vereist, om uw toestemming te vragen.

18. Contact

Simran Dhillon, handelend onder de naam Nextly AI
Kuala Lumpur, Maleisië
Privacyverzoeken: [email protected]
Algemene ondersteuning: [email protected]
Website: nextly-ai.app

Als wij wettelijk verplicht zijn een vertegenwoordiger in de EU of het VK aan te wijzen, publiceren wij diens gegevens hier.