Tietosuojakäytäntö

1. Keitä olemme

Nextly AI:ta ylläpitää Simran Dhillon, joka harjoittaa liiketoimintaa nimellä Nextly AI ja on Kuala Lumpurissa, Malesiassa toimiva yksityinen elinkeinonharjoittaja. Olemme tässä käytännössä kuvattujen henkilötietojen rekisterinpitäjä (Malesian Personal Data Protection Act 2010 -lain mukainen tietojen käyttäjä). Tavoitat meidät osoitteesta [email protected].

Tämä käytäntö ei koske Sovellukseen yhdistämiäsi Kolmannen osapuolen palveluntarjoajia eikä kokoussovelluksiasi. Ne käsittelevät tietoja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.

2. Mitä jää Macillesi

Lyhyesti: Kokoussisältösi on Macillasi, ei palvelimillamme.

Sovellus ajaa Macillasi paikallista taustapalvelua, joka hyväksyy yhteyksiä vain Macistasi itsestään. Seuraavat tallennetaan paikallisesti kansioon ~/Library/Application Support/Nextly AI ja macOS:n avainnippuun, eikä niitä lähetetä palvelimillemme:

• Tallennetut kokoukset (ks. kohta 3): otsikot, litteroinnit, tekoälyn vastaukset ja niihin liittyvät tiedot.
• Kehotteesi, muistiinpanosi, ansioluettelosi ja tiedostosi, jotka lisäät kontekstiksi, sekä niistä muodostettu paikallinen hakuindeksi.
• Asetukset ja valinnat sekä Tilisi paikallinen kirjautumistila.
• API-avaimet Kolmannen osapuolen palveluntarjoajille, tallennettuina macOS:n avainnippuun.
• Nextly Cameran video. Eye Contact ja Beauty toimivat Macillasi. Kamerakuvia ja kasvojen maamerkkipisteitä ei lähetetä meille.

Ääni käsitellään lyhyinä jaksoina litterointia varten, eikä Sovellus tallenna sitä. Kokousteksti salataan paikallisessa tietokannassa (ks. Tietoturva).

3. Kokoushistoria

Lyhyesti: Kokoukset tallennetaan oletusarvoisesti Macillesi. Vaihda asetukseen Until I Save tai Don’t Keep tai poista ne milloin tahansa.

Oletustoiminta. Ellet muuta sitä, Keep Meetings on asetettu arvoon Forever (näkyy kohdassa Settings › General käytössä olevana asetuksena Memory). Kun kokous päättyy, Sovellus tallentaa sen automaattisesti Macisi paikalliseen tietokantaan, jossa se säilyy, kunnes poistat sen.

Tallennetun kokouksen sisältö: istunnon otsikko, tila sekä alkamis- ja päättymisaika; litterointi, jossa on kunkin puheenvuoron teksti, lähde ja ajoitus kokouksen sisällä; sinulle näytetyt tekoälyn vastaukset, käytetty malli ja tieto siitä, mihin tiedostoistasi viitattiin; sekä vastausten tuottamiseen käytetty istunnon konteksti. Se ei sisällä ääntä.

Miten muutat sitä (Settings › Storage › Keep Meetings):

• Forever: kokoukset tallennetaan automaattisesti niiden päättyessä (oletus).
• Until I Save: kokous säilytetään vain, jos valitset Save This Session ennen sen päättymistä; muuten se hylätään.
• Don’t Keep: koko kokous hylätään heti sen päätyttyä.

Voit myös ottaa käyttöön asetuksen Do Not Save Meetings (Settings › General) estääksesi tallentamisen kokonaan.

Miten tyhjennät sen:

• poista yksittäinen kokous kohdasta History;
• käytä toimintoa Settings › Storage › Delete Local Data poistaaksesi tallennetut istunnot ja sisäänkirjautuneen Tilin avatarin tältä Macilta;
• käytä toimintoa Settings › Privacy › Delete All Local Data poistaaksesi tallennetut istunnot, ladatut tiedostot ja hakuindeksit. Palveluntarjoajien API-avaimet säilyvät, kunnes poistat ne kohdassa Settings › Providers.

4. Sinusta keräämämme tiedot

Käsittelemme rajoitetun määrän tietoja tarjotaksemme sisäänkirjautumisen, aktivoinnin ja tuen:

• Tilitiedot: sähköpostiosoite, etu- ja sukunimi, sähköpostin vahvistuksen tila ja kirjautumistapasi tunniste (sähköposti, Google, GitHub, Apple tai Microsoft). Jos kirjaudut sisään sähköpostisalasanalla, se lähetetään HTTPS-yhteydellä lisensointipalvelumme kautta WorkOS:lle vahvistettavaksi, eikä sitä tallenneta palvelimillemme.
• Lisenssi- ja laitetiedot: tilaus ja lisenssin tila sekä laitenimi jokaiselle aktivoimallesi Macille (”Nextly Mac” ja lyhyt koodi). Tunnistaakseen saman Macin uudelleenasennusten välillä Sovellus johtaa laitetunnisteen laskemalla tiivisteen Macisi laitteistotunnisteesta yhdessä kyseiselle Macille tallennetun satunnaisarvon kanssa. Alkuperäistä laitteistotunnistetta ei lähetetä meille.
• Ostotiedot (vain jos Maksulliset tilaukset otetaan käyttöön ja ostat sellaisen): maksunvälittäjämme toimittamat tilaus- ja kestotilaustiedot. Korttitietoja käsittelee maksunvälittäjä, ei me.
• Ongelmaraportit, jotka päätät lähettää: kommenttisi, liittämäsi kuvakaappaukset tai tiedostot ja kiinteä joukko diagnostiikkatietoja (Sovelluksen versio ja koontiversio, macOS-versio, Macin arkkitehtuuri, kokoustila, käyttöoikeuksien tila, muutama ominaisuuslippu ja virhekoodit). Tarkistat jokaisen raportin ennen sen lähettämistä. Raportit eivät automaattisesti sisällä kokoussisältöä.
• Viestit, jotka lähetät meille, ja vastauksemme.
• Tekniset pyyntötiedot: kun Sovellus ottaa yhteyttä palveluihimme (kirjautuakseen sisään, tarkistaakseen lisenssisi, tarkistaakseen päivitykset tai lähettääkseen raportin) tai kun vierailet verkkosivustollamme, Cloudflare vastaanottaa tavanomaisia pyyntötietoja, kuten IP-osoitteen, ajankohdan ja käyttäjäagentin.

Sovellus ei sisällä kolmansien osapuolten analytiikka-, mainonta- tai kaatumisraportointiohjelmistoja, emmekä kerää siitä käyttöanalytiikkaa.

5. Tekoäly- ja puhepalveluille lähetettävät tiedot

Lyhyesti: Sisältöä lähetetään vain valitsemillesi palveluntarjoajille, suoraan Macistasi.

Emme ylläpidä omaa pilvitekoälyä. Litteroinnit ja vastaukset tulevat valitsemiltasi Kolmannen osapuolen palveluntarjoajilta. Kun käytät sellaista:

• pyyntöön tarvittava ääni, litteroitu teksti, kehotteet, muistiinpanot tai tiedostojen otteet sekä, jos käytät kuvakaappaustoimintoa, kuvakaappaukset lähetetään suoraan Macistasi kyseiselle palveluntarjoajalle omalla API-avaimellasi tai tililläsi. Ne eivät kulje palvelimiemme kautta;
• tätä sisältöä ei anonymisoida, ja se voi sisältää nimiä ja mitä tahansa kokouksessa sanottua;
• palveluntarjoaja käsittelee sitä omien ehtojensa ja tietosuojakäytäntönsä mukaisesti, mukaan lukien omat säilytys- ja koulutusasetuksensa. Tutustu niihin ennen arkaluonteisten tietojen lähettämistä.

Jos käytät paikallista vaihtoehtoa, kuten macOS:n sisäänrakennettua puheentunnistusta, jos se on saatavilla, tai paikallista mallia Ollaman kaltaisen työkalun kautta, käsittely tapahtuu Macillasi kyseisen työkalun määrittämällä tavalla. Sovelluksen mukana ei toimiteta omaa puhemallia. Linkit yleisimpien palveluntarjoajien käytäntöihin ovat kohdassa 8.

6. Miten käytämme tietoja

• Tilisi luomiseen ja suojaamiseen, sisäänkirjautumiseesi ja sähköpostiosoitteesi vahvistamiseen;
• Sovelluksen aktivointiin Macillasi, lisenssisi tarkistamiseen ja laiterajoitusten valvontaan;
• Sovelluksen päivitysten toimittamiseen;
• ostojen käsittelyyn, jos Maksulliset tilaukset otetaan käyttöön;
• tukipyyntöihin vastaamiseen ja ongelmaraporttien selvittämiseen;
• palveluviestien, kuten tietoturvailmoitusten ja ehtojemme muutosten, lähettämiseen;
• väärinkäytösten ja petosten estämiseen ja Palvelun turvallisuuden ylläpitämiseen;
• lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen ja Ehtojemme täytäntöönpanoon.

Lähetämme markkinointisähköposteja vain lain sallimissa tapauksissa, ja jokaisessa niistä on mahdollisuus kieltäytyä niistä.

7. Käsittelyn oikeusperusteet

Kun sovelletaan GDPR:ää, UK GDPR:ää tai vastaavia lakeja, käsittelymme perustuu seuraaviin:

• sopimus: pyytämäsi Tilin, lisenssin ja toimintojen tarjoaminen;
• oikeutetut edut: Palvelun suojaaminen, väärinkäytösten estäminen ja käyttäjien tukeminen oikeuksiisi nähden tasapainotettuna;
• suostumus: kun pyydämme sitä, esimerkiksi vapaaehtoista markkinointia varten; voit peruuttaa sen milloin tahansa;
• lakisääteinen velvoite: kun laki edellyttää meitä säilyttämään tai luovuttamaan tietoja.

Malesian PDPA:n nojalla käsittelemme henkilötietojasi kohdassa 6 mainittuihin tarkoituksiin, jotka liittyvät suoraan Palvelun tarjoamiseen.

8. Palveluntarjoajat ja kolmannet osapuolet

Palveluntarjoajamme (henkilötietojen käsittelijät). Jaamme tietoja näiden palveluntarjoajien kanssa vain siinä määrin kuin Palvelun ylläpitäminen edellyttää:

Valitsemasi Kolmannen osapuolen palveluntarjoajat. Ne vastaanottavat sisältöä, koska lähetät sen niille Sovelluksesta. Ne ovat meistä riippumattomia, eivät henkilötietojen käsittelijöitämme, ja niihin sovelletaan niiden omia käytäntöjä. Yleisiä vaihtoehtoja ovat:

Muut Sovelluksessa luetellut palveluntarjoajat toimivat samalla tavalla. Tarkista kunkin palveluntarjoajan käytäntö ennen sen yhdistämistä.

Muut luovutukset. Voimme luovuttaa tietoja ammatillisille neuvonantajille, viranomaisille lain niin edellyttäessä tai seuraajalle, jos Nextly AI siirretään yhtiölle tai myydään, jolloin tämä käytäntö suojaa tietojasi edelleen.

Emme myy henkilötietoja emmekä jaa niitä eri yhteyksien väliseen käyttäytymisperusteiseen mainontaan.

9. macOS-käyttöoikeudet

Sovellus pyytää macOS:ltä käyttöoikeuksia vain käyttämiisi toimintoihin. Voit muuttaa niitä milloin tahansa kohdassa Järjestelmäasetukset › Tietosuoja ja suojaus; kyseinen toiminto lakkaa tällöin toimimasta.

• Mikrofoni ja Näytön tallennus / järjestelmän ääni: kokousäänen tallentamiseen.
• Puheentunnistus: jos käytät macOS:n sisäänrakennettua litterointia.
• Käyttöapu: yleisiin pikanäppäimiin ja leikepöydän kirjoitukseen.
• Kamera ja Nextly Camera -järjestelmälaajennus: Nextly Cameraa varten.

10. Tietojen säilyttäminen

Lyhyesti: Säilytämme tilitietoja vain niin kauan kuin sinulla on Tili, ja enintään 30 päivää sen jälkeen.

11. Tietoturva

• Salattu paikallinen historia. Kokousten otsikot, litteroinnit, vastaukset, istunnon konteksti ja asetukset salataan paikallisessa tietokannassa AES-256-GCM-salauksella. Salausavain tallennetaan macOS:n avainnippuun.
• Avaimet avainnipussa. Palveluntarjoajien API-avaimet tallennetaan macOS:n avainnippuun, ei salaamattomiin tiedostoihin.
• Vain paikallinen taustapalvelu. Sovelluksen taustapalvelu kuuntelee vain Macisi loopback-osoitetta (127.0.0.1), eikä siihen pääse verkosta.
• Salatut yhteydet. Sovellus kieltäytyy ottamasta yhteyttä lisensointipalveluumme tai päivityssyötteeseemme salaamattoman HTTP:n kautta; kaikki niihin suuntautuva liikenne käyttää HTTPS:ää (TLS). Yhteydet Kolmannen osapuolen palveluntarjoajiin käyttävät niiden HTTPS-päätepisteitä.
• Mahdollisimman vähän palvelintietoja. Emme tallenna kokoussisältöä palvelimillemme, ja laitetunnisteet tiivistetään ennen kuin ne lähtevät Macistasi.
• Tarkistetut raportit. Ongelmaraportit sisältävät kiinteän luettelon diagnostiikkatietoja, ja näet raportin ennen sen lähettämistä.

Mikään järjestelmä ei ole täysin turvallinen. Suojaa Macisi vahvalla kirjautumissalasanalla ja FileVaultilla ja pidä Sovellus ajan tasalla. Jos saamme tietoomme henkilötietojasi koskevan tietoturvaloukkauksen, ilmoitamme siitä sinulle ja asianomaisille viranomaisille lain edellyttämällä tavalla. Jos haluat ilmoittaa tietoturvaongelmasta, lähetä sähköpostia osoitteeseen [email protected] sen sijaan, että julkaisisit sen julkisesti.

12. Oikeutesi

Asuinpaikastasi riippuen sinulla voi olla oikeus:

• saada pääsy hallussamme oleviin sinua koskeviin henkilötietoihin ja saada niistä jäljennös;
• oikaista virheelliset tiedot;
• poistaa Tilisi ja henkilötietosi;
• saada tietosi siirrettävässä muodossa;
• vastustaa tiettyä käsittelyä tai rajoittaa sitä ja peruuttaa suostumuksesi;
• tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

Nämä oikeudet perustuvat lakeihin, kuten Malesian Personal Data Protection Act 2010 -lakiin, GDPR:ään ja UK GDPR:ään sekä Kalifornian CCPA/CPRA:han. Kalifornian asukkaat voivat myös kieltää henkilötietojensa myynnin tai jakamisen; emme myy tai jaa niitä näiden lakien määritelmien mukaisesti. Emme kohtele sinua eri tavalla sen vuoksi, että käytät oikeuksiasi.

Miten teet pyynnön:

1. Lähetä sähköpostia osoitteeseen [email protected] Tilisi sähköpostiosoitteesta ja kerro, mitä haluat (esimerkiksi ”pääsy”, ”oikaisu” tai ”poistaminen”).
2. Vahvistamme pyyntösi vastaanottamisen 7 päivän kuluessa. Jos emme voi varmistaa, että se on sinulta, voimme pyytää sinua todentamaan henkilöllisyytesi.
3. Käsittelemme pyyntösi loppuun 21 päivän kuluessa sen todentamisesta tai ilmoitamme sinulle tämän ajan kuluessa, jos tarvitsemme enemmän aikaa (enintään lain salliman ajan), ja syyn siihen.
4. Jos emme voi täyttää pyyntöä, selitämme syyn. Voit tällöin tehdä valituksen tietosuojaviranomaisellesi, kuten Malesian Personal Data Protection Commissionerille tai paikalliselle EU:n/Yhdistyneen kuningaskunnan valvontaviranomaiselle.

Vain Macillesi tallennetut tiedot ovat hallinnassasi; voit tarkastella ja poistaa niitä suoraan Sovelluksessa.

13. Tilisi ja tietojesi poistaminen

Lyhyesti: Lähetä sähköpostia osoitteeseen [email protected] poistaaksesi Tilisi (suoritetaan 30 päivän kuluessa), ja poista paikallinen kansio tyhjentääksesi Macisi.

Tilisi poistaminen:

1. Lähetä sähköpostia osoitteeseen [email protected] Tilisi sähköpostiosoitteesta aiheella ”Delete my account”.
2. Poistamme 30 päivän kuluessa Tilitietueesi, WorkOS-käyttäjäsi ja Dodo Payments -asiakastietueesi ja vahvistamme tämän sähköpostitse. Tiedot, jotka meidän on säilytettävä lain nojalla, kuten ostotiedot, jos olet ostanut Maksullisen tilauksen, säilytetään vain niin kauan kuin edellytetään.

Macisi tietojen poistaminen (emme voi tehdä tätä puolestasi):

1. Valinnainen: siirry Sovelluksessa kohtaan Settings › Providers ja poista API-avaimesi.
2. Sulje Nextly AI kokonaan.
3. Valitse Finderissa Siirry › Siirry kansioon, kirjoita ~/Library/Application Support/Nextly AI ja siirrä kansio roskakoriin.
4. Poistaaksesi jäljellä olevat avainnipun kohteet avaa Avainnippujen hallinta, hae nextly.ai ja poista kohteet.
5. Vedä Nextly AI Ohjelmat-kansiosta roskakoriin, hyväksy Nextly Camera -laajennuksen poistaminen, jos macOS kysyy, ja tyhjennä sitten roskakori.

Paikallisten tietojen poistaminen ei poista Tiliäsi, eikä Tilin poistaminen poista tietoja Macistasi, joten tee molemmat, jos haluat poistaa kaiken. Kolmannen osapuolen palveluntarjoajille lähettämäsi sisältö on poistettava kyseisten palveluntarjoajien kautta.

14. Kansainväliset siirrot

Toimimme Malesiassa. Palveluntarjoajamme ja valitsemasi Kolmannen osapuolen palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja muissa maissa, mukaan lukien Yhdysvallat, joissa tietosuojalainsäädäntö voi poiketa sinuun sovellettavasta. Kun laki sitä edellyttää, tukeudumme tekemissämme siirroissa asianmukaisiin suojatoimiin, kuten palveluntarjoajien vakiosopimuslausekkeisiin tai muihin laillisiin siirtomekanismeihin.

15. Evästeet ja analytiikka

Verkkosivustomme ei käytä evästeitä, analytiikkaa tai seurantapikseleitä, eikä se tallenna mitään selaimeesi. Cloudflare käsittelee teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteita, sivuston toimittamiseksi ja suojaamiseksi. Sovellus ei käytä evästeitä tai analytiikkaa. Koska emme seuraa sinua, kohtelemme kaikkia vierailijoita samalla tavalla riippumatta siitä, lähettääkö heidän selaimensa Do Not Track- tai Global Privacy Control -signaalin.

16. Lapset

Palvelu on tarkoitettu vähintään 18-vuotiaille aikuisille. Emme tietoisesti kerää henkilötietoja alle 18-vuotiailta. Jos uskot, että alle 18-vuotias on antanut meille henkilötietoja, lähetä sähköpostia osoitteeseen [email protected], niin poistamme ne.

17. Muutokset tähän käytäntöön

Voimme päivittää tätä käytäntöä Palvelun muuttuessa. Päivitämme ”Viimeksi päivitetty” -päivämäärän ja ilmoitamme olennaisista muutoksista verkkosivustolla, Sovelluksessa tai sähköpostitse ennen muutoksen voimaantuloa. Emme käytä henkilötietoja olennaisesti eri tavalla kertomatta siitä sinulle ensin ja tarvittaessa pyytämättä suostumustasi.

18. Yhteystiedot

Simran Dhillon, toiminimi Nextly AI
Kuala Lumpur, Malesia
Tietosuojapyynnöt: [email protected]
Yleinen tuki: [email protected]
Verkkosivusto: nextly-ai.app

Jos laki velvoittaa meidät nimeämään edustajan EU:ssa tai Yhdistyneessä kuningaskunnassa, julkaisemme hänen yhteystietonsa täällä.