Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous

Nextly AI est exploité par Simran Dhillon, exerçant sous le nom commercial Nextly AI, entrepreneur individuel établi à Kuala Lumpur, en Malaisie. Nous sommes le responsable du traitement (« data user » au sens du Personal Data Protection Act 2010 de Malaisie) des informations personnelles décrites dans la présente politique. Vous pouvez nous contacter à l’adresse [email protected].

La présente politique ne couvre pas les Fournisseurs tiers que vous connectez à l’Application, ni vos applications de réunion. Ceux-ci traitent les données conformément à leurs propres politiques de confidentialité.

2. Ce qui reste sur votre Mac

En bref : le contenu de vos réunions se trouve sur votre Mac, et non sur nos serveurs.

L’Application exécute sur votre Mac un backend local qui n’accepte que les connexions provenant de votre Mac lui-même. Les éléments suivants sont stockés localement, dans ~/Library/Application Support/Nextly AI et dans le trousseau macOS, et ne sont pas envoyés à nos serveurs :

• Réunions enregistrées (voir la section 3) : titres, transcriptions, réponses de l’IA et informations associées.
• Vos instructions, notes, CV et fichiers que vous ajoutez comme contexte, ainsi que l’index de recherche local créé à partir de ceux-ci.
• Réglages et préférences, ainsi que l’état de connexion local de votre Compte.
• Clés API des Fournisseurs tiers, stockées dans le trousseau macOS.
• Vidéo de Nextly Camera. Eye Contact et Beauty fonctionnent sur votre Mac. Les images de la caméra et les points de repère du visage ne nous sont pas transmis.

L’audio est traité par courts segments pour la transcription et n’est pas enregistré par l’Application. Le texte des réunions est chiffré dans la base de données locale (voir Sécurité).

3. Historique des réunions

En bref : les réunions sont enregistrées par défaut sur votre Mac. Passez à Until I Save ou Don’t Keep, ou supprimez-les à tout moment.

Comportement par défaut. Sauf modification de votre part, Keep Meetings est réglé sur Forever (affiché sous la forme de l’option Memory activée dans Settings › General). À la fin d’une réunion, l’Application l’enregistre automatiquement dans la base de données locale de votre Mac, où elle reste jusqu’à ce que vous la supprimiez.

Contenu d’une réunion enregistrée : le titre, le mode, les heures de début et de fin de la session ; la transcription, avec le texte de chaque intervention, sa source et son horodatage dans la réunion ; les réponses de l’IA qui vous ont été affichées, avec le modèle utilisé et ceux de vos fichiers qui ont été référencés ; et le contexte de session utilisé pour générer les réponses. Elle ne contient pas d’audio.

Comment modifier ce réglage (Settings › Storage › Keep Meetings) :

• Forever : les réunions sont enregistrées automatiquement à leur fin (par défaut).
• Until I Save : une réunion n’est conservée que si vous choisissez « Save This Session » avant sa fin ; à défaut, elle est supprimée.
• Don’t Keep : l’intégralité de la réunion est supprimée dès sa fin.

Vous pouvez également activer Do Not Save Meetings (Settings › General) pour bloquer entièrement l’enregistrement.

Comment l’effacer :

• supprimez une réunion individuelle depuis History ;
• utilisez Settings › Storage › Delete Local Data pour supprimer les sessions enregistrées et l’avatar du Compte connecté sur ce Mac ;
• utilisez Settings › Privacy › Delete All Local Data pour supprimer les sessions enregistrées, les fichiers téléversés et les index de recherche. Les clés API des fournisseurs sont conservées jusqu’à ce que vous les supprimiez dans Settings › Providers.

4. Informations que nous collectons à votre sujet

Nous traitons une quantité limitée d’informations pour assurer la connexion, l’activation et l’assistance :

• Informations de compte : adresse e-mail, prénom et nom, statut de vérification de l’adresse e-mail et un identifiant issu de votre méthode de connexion (e-mail, Google, GitHub, Apple ou Microsoft). Si vous vous connectez avec un mot de passe associé à votre adresse e-mail, celui-ci est transmis via HTTPS, par l’intermédiaire de notre service de licences, à WorkOS pour vérification, et n’est pas stocké sur nos serveurs.
• Informations relatives à la licence et à l’appareil : formule et statut de licence, ainsi qu’un libellé d’appareil pour chaque Mac que vous activez (« Nextly Mac » suivi d’un code court). Afin de reconnaître le même Mac d’une réinstallation à l’autre, l’Application dérive un identifiant d’appareil en hachant l’identifiant matériel de votre Mac avec une valeur aléatoire conservée sur ce Mac. L’identifiant matériel brut ne nous est pas transmis.
• Informations d’achat (uniquement si des Formules payantes sont lancées et que vous en achetez une) : détails de la commande et de l’abonnement fournis par notre prestataire de paiement. Les données de carte sont traitées par le prestataire, et non par nous.
• Signalements de problèmes que vous choisissez d’envoyer : votre commentaire, les captures d’écran ou fichiers que vous joignez, et un ensemble fixe de diagnostics (version et build de l’Application, version de macOS, architecture du Mac, mode de réunion, état des autorisations, quelques indicateurs de fonctions et codes d’erreur). Vous vérifiez chaque signalement avant son envoi. Les signalements n’incluent pas automatiquement le contenu des réunions.
• Les messages que vous nous envoyez et nos réponses.
• Données techniques des requêtes : lorsque l’Application contacte nos services (pour vous connecter, vérifier votre licence, rechercher des mises à jour ou envoyer un signalement), ou lorsque vous visitez notre site web, Cloudflare reçoit des données de requête standard, telles que l’adresse IP, l’heure et l’agent utilisateur.

L’Application n’intègre aucun logiciel tiers d’analyse, de publicité ou de rapport de plantage, et nous ne collectons aucune donnée d’analyse d’utilisation à partir de celle-ci.

5. Données transmises aux fournisseurs d’IA et de reconnaissance vocale

En bref : le contenu n’est transmis qu’aux fournisseurs que vous choisissez, directement depuis votre Mac.

Nous n’exploitons pas notre propre IA dans le cloud. La transcription et les réponses proviennent des Fournisseurs tiers que vous choisissez. Lorsque vous en utilisez un :

• l’audio, le texte de la transcription, les instructions, les notes ou extraits de fichiers et, si vous utilisez une fonction de capture d’écran, les captures d’écran nécessaires à la requête sont envoyés directement depuis votre Mac à ce fournisseur, au moyen de votre propre clé API ou de votre propre compte. Ils ne transitent pas par nos serveurs ;
• ce contenu n’est pas anonymisé et peut inclure des noms et tout ce qui a été dit lors de la réunion ;
• le fournisseur le traite conformément à ses propres conditions et à sa politique de confidentialité, y compris ses propres paramètres de conservation et d’entraînement. Consultez-les avant d’envoyer des informations sensibles.

Si vous utilisez une option locale, telle que la reconnaissance vocale intégrée de macOS lorsqu’elle est disponible, ou un modèle local via un outil comme Ollama, le traitement a lieu sur votre Mac selon les modalités de cet outil. L’Application n’inclut pas son propre modèle de reconnaissance vocale. Les liens vers les politiques des principaux fournisseurs figurent à la section 8.

6. Utilisation des informations

• créer et sécuriser votre Compte, vous connecter et vérifier votre adresse e-mail ;
• activer l’Application sur votre Mac, vérifier votre licence et appliquer les limites d’appareils ;
• fournir les mises à jour de l’Application ;
• traiter les achats, si des Formules payantes sont lancées ;
• répondre aux demandes d’assistance et examiner les signalements de problèmes ;
• envoyer des messages relatifs au service, tels que des avis de sécurité et des modifications de nos conditions ;
• prévenir les abus et la fraude et assurer la sécurité du Service ;
• respecter nos obligations légales et faire appliquer nos Conditions.

Nous n’envoyons d’e-mails marketing que lorsque la loi le permet, et chacun d’eux comprend un moyen de s’y opposer.

7. Bases juridiques du traitement

Lorsque le RGPD, le RGPD britannique ou des lois similaires s’appliquent, nous nous fondons sur :

• le contrat : pour fournir le Compte, la licence et les fonctions que vous demandez ;
• l’intérêt légitime : pour sécuriser le Service, prévenir les abus et assister les utilisateurs, en tenant compte de vos droits ;
• le consentement : lorsque nous le demandons, par exemple pour le marketing facultatif ; vous pouvez le retirer à tout moment ;
• l’obligation légale : lorsque la loi nous impose de conserver ou de divulguer des informations.

En vertu du PDPA de Malaisie, nous traitons vos données personnelles aux fins énoncées à la section 6, qui sont directement liées à la fourniture du Service.

8. Prestataires de services et tiers

Nos prestataires de services (sous-traitants). Nous ne partageons des informations avec ces prestataires que dans la mesure nécessaire au fonctionnement du Service :

Fournisseurs tiers que vous choisissez. Ceux-ci reçoivent du contenu parce que vous le leur envoyez depuis l’Application. Ils sont indépendants de nous, ne sont pas nos sous-traitants, et leurs propres politiques s’appliquent. Les options courantes comprennent :

Les autres fournisseurs répertoriés dans l’Application fonctionnent de la même manière. Consultez la politique de chaque fournisseur avant de le connecter.

Autres divulgations. Nous pouvons divulguer des informations à des conseillers professionnels, aux autorités lorsque la loi l’exige, ou à un successeur si Nextly AI est transféré à une société ou vendu, auquel cas la présente politique continuera de protéger vos informations.

Nous ne vendons pas d’informations personnelles et ne les partageons pas à des fins de publicité comportementale intercontextuelle.

9. Autorisations macOS

L’Application ne demande à macOS des autorisations que pour les fonctions que vous utilisez. Vous pouvez les modifier à tout moment dans Réglages Système › Confidentialité et sécurité ; la fonction concernée cessera alors de fonctionner.

• Microphone et Enregistrement de l’écran / audio système : pour capturer l’audio des réunions.
• Reconnaissance vocale : si vous utilisez la transcription intégrée de macOS.
• Accessibilité : pour les raccourcis globaux et Clipboard To Type.
• Caméra et l’extension système Nextly Camera : pour Nextly Camera.

10. Conservation des données

En bref : nous ne conservons les données de compte que tant que vous disposez d’un Compte, plus 30 jours au maximum.

11. Sécurité

• Historique local chiffré. Les titres de réunions, les transcriptions, les réponses, le contexte de session et les réglages sont chiffrés dans la base de données locale avec AES-256-GCM. La clé de chiffrement est stockée dans le trousseau macOS.
• Clés dans le trousseau. Les clés API des fournisseurs sont stockées dans le trousseau macOS, et non dans des fichiers en clair.
• Backend exclusivement local. Le backend de l’Application n’écoute que sur l’adresse de bouclage de votre Mac (127.0.0.1) et n’est pas accessible depuis le réseau.
• Connexions chiffrées. L’Application refuse de contacter notre service de licences ou notre flux de mises à jour en HTTP non chiffré ; tout le trafic vers ceux-ci utilise HTTPS (TLS). Les connexions aux Fournisseurs tiers utilisent leurs points de terminaison HTTPS.
• Données minimales sur les serveurs. Nous ne stockons aucun contenu de réunion sur nos serveurs, et les identifiants d’appareil sont hachés avant de quitter votre Mac.
• Signalements vérifiés. Les signalements de problèmes contiennent une liste fixe de diagnostics, et vous voyez le signalement avant son envoi.

Aucun système n’est totalement sûr. Protégez votre Mac par un mot de passe de session robuste et FileVault, et maintenez l’Application à jour. Si nous avons connaissance d’une violation affectant vos informations personnelles, nous vous en informerons, ainsi que les autorités compétentes, conformément à la loi. Pour signaler un problème de sécurité, écrivez à [email protected] plutôt que de le publier.

12. Vos droits

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez avoir le droit :

• d’accéder aux informations personnelles que nous détenons à votre sujet et d’en obtenir une copie ;
• de faire rectifier des informations inexactes ;
• de supprimer votre Compte et vos informations personnelles ;
• de recevoir vos informations dans un format portable ;
• de vous opposer à certains traitements ou d’en obtenir la limitation, et de retirer votre consentement ;
• d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données.

Ces droits découlent de lois telles que le Personal Data Protection Act 2010 de Malaisie, le RGPD et le RGPD britannique, ainsi que le CCPA/CPRA de Californie. Les résidents de Californie peuvent également s’opposer à la vente ou au partage de leurs informations personnelles ; nous ne les vendons ni ne les partageons au sens de ces lois. Nous ne vous traiterons pas différemment parce que vous exercez vos droits.

Comment présenter une demande :

1. Écrivez à [email protected] depuis l’adresse e-mail associée à votre Compte, en indiquant ce que vous souhaitez (par exemple « accès », « rectification » ou « suppression »).
2. Nous accusons réception de votre demande dans un délai de 7 jours. Si nous ne pouvons pas confirmer qu’elle émane de vous, nous pouvons vous demander de vérifier votre identité.
3. Nous traitons votre demande dans un délai de 21 jours à compter de sa vérification, ou vous informons dans ce délai si nous avons besoin de plus de temps (dans la limite de la durée autorisée par la loi) et pour quelle raison.
4. Si nous ne pouvons pas donner suite à une demande, nous vous en expliquerons les raisons. Vous pourrez alors introduire une réclamation auprès de votre autorité de protection des données, telle que le Personal Data Protection Commissioner de Malaisie ou votre autorité de contrôle locale dans l’UE ou au Royaume-Uni.

Les données stockées uniquement sur votre Mac sont sous votre contrôle ; vous pouvez les consulter et les supprimer directement dans l’Application.

13. Suppression de votre Compte et de vos données

En bref : écrivez à [email protected] pour supprimer votre Compte (opération effectuée dans un délai de 30 jours), et supprimez le dossier local pour effacer les données de votre Mac.

Pour supprimer votre Compte :

1. Écrivez à [email protected] depuis l’adresse e-mail de votre Compte avec l’objet « Delete my account ».
2. Dans un délai de 30 jours, nous supprimons la fiche de votre Compte, votre utilisateur WorkOS et votre fiche client Dodo Payments, et vous envoyons un e-mail de confirmation. Les données que nous sommes légalement tenus de conserver, telles que les données d’achat si vous avez acheté une Formule payante, ne sont conservées que pendant la durée requise.

Pour supprimer les données de votre Mac (nous ne pouvons pas le faire à votre place) :

1. Facultatif : dans l’Application, accédez à Settings › Providers et supprimez vos clés API.
2. Quittez complètement Nextly AI.
3. Dans le Finder, choisissez Aller › Aller au dossier, saisissez ~/Library/Application Support/Nextly AI et placez ce dossier dans la Corbeille.
4. Pour supprimer les éléments restants du trousseau, ouvrez Trousseaux d’accès, recherchez nextly.ai et supprimez les entrées.
5. Faites glisser Nextly AI du dossier Applications vers la Corbeille, approuvez la suppression de l’extension Nextly Camera si macOS le demande, puis videz la Corbeille.

La suppression des données locales ne supprime pas votre Compte, et la suppression de votre Compte n’efface pas les données de votre Mac ; effectuez donc les deux si vous souhaitez tout supprimer. Le contenu que vous avez envoyé à des Fournisseurs tiers doit être supprimé auprès de ces fournisseurs.

14. Transferts internationaux

Nous sommes établis en Malaisie. Nos prestataires de services et les Fournisseurs tiers que vous choisissez peuvent traiter des informations dans d’autres pays, notamment aux États-Unis, où les lois sur la protection des données peuvent différer de celles de votre pays. Lorsque la loi l’exige, nous nous appuyons sur des garanties appropriées pour les transferts que nous effectuons, telles que les clauses contractuelles types des prestataires ou d’autres mécanismes de transfert licites.

15. Cookies et outils d’analyse

Notre site web n’utilise ni cookies, ni outils d’analyse, ni pixels de suivi, et ne stocke rien dans votre navigateur. Cloudflare traite des données techniques, telles que les adresses IP, afin de diffuser et de protéger le site. L’Application n’utilise ni cookies ni outils d’analyse. Comme nous ne vous suivons pas, nous traitons tous les visiteurs de la même manière, que leur navigateur envoie ou non un signal Do Not Track ou Global Privacy Control.

16. Enfants

Le Service est destiné aux adultes âgés de 18 ans ou plus. Nous ne collectons pas sciemment d’informations personnelles auprès de personnes de moins de 18 ans. Si vous pensez qu’une personne de moins de 18 ans nous a communiqué des informations personnelles, écrivez à [email protected] et nous les supprimerons.

17. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique à mesure que le Service évolue. Nous mettrons à jour la date de « Dernière mise à jour » et, en cas de modification substantielle, vous en informerons sur le site web, dans l’Application ou par e-mail avant l’entrée en vigueur de la modification. Nous n’utiliserons pas les informations personnelles d’une manière substantiellement différente sans vous en informer au préalable et, le cas échéant, sans recueillir votre consentement.

18. Contact

Simran Dhillon, exerçant sous le nom commercial Nextly AI
Kuala Lumpur, Malaisie
Demandes relatives à la confidentialité : [email protected]
Assistance générale : [email protected]
Site web : nextly-ai.app

Si la loi nous impose de désigner un représentant dans l’UE ou au Royaume-Uni, nous publierons ses coordonnées ici.